Case 3: Selskap X

Virksomheten vi har intervjuet, ønsker å forbli anonym. Vi vil derfor betegne virksomheten som selskap X gjennom oppgaven. Av hensyn til anonymiteten til selskapet, har vi liten anledning til å gå i detaljer på enkelte momenter, da dette ville føre til enkel identifisering av selskapet av folk med bransjekunnskap.

Selskap X er en informasjonsintensiv bedrift som opptrer som en megler idet dens funksjon er å koble kjøpere og selgere. Således er selskapet som en nettverksbedrift å regne. Selskapet er følgelig relativt IT-intensivt, med omlag en fjerdedel av alle ansatte innenfor IT-faget. Selskapet har nylig implementert et omfattende elektronisk system for å understøtte handels- og informasjonsbehovene i virksomheten.
 
 

Intervjuet - intervjuobjekter og metode

Intervjuobjektene for dette intervjuet skiller seg noe fra vår ordinære metode. Normalt ville vi intervjuet toppleder, men det lot seg dessverre ikke gjøre i dette tilfellet. IT-leder er med i toppledelsen som direktør, og denne personen sa seg villig til å bli intervjuet. Ettersom toppleder ikke var tilgjengelig for oss, intervjuet vi IT-leder også for topplederrollen, ved at IT-leder skulle svare på vegne av toppleder på de spørsmålene som direkte omfatter dennes karakteristika. Vi anså dette som rimelig, ettersom IT-leder er medlem i toppledergruppen, kjenner toppleder svært godt og spiller en nøkkelrolle i selskap X. For å sikre resultatene mot for stor dominans av ett intervjuobjekt, valgte vi å utvide intervjutiden noe for å sikre dypere forståelse, samtidig som vi i tillegg intervjuet personen titulert IT-sjef (linjeleder under IT-leder). Vår vurdering i ettertid er at intervjuene forløp svært godt, og at vi har fått en god forståelse og oppfatning av det vi ønsket å undersøke ved selskap X.

Når toppleder og IT-leder er en og samme person er det vanskeligere for oss å oppnå den ønskede objektivitet. Mennesker ønsker ofte å sette seg selv i bedre lys enn hva virkeligheten tilsier, og dette kan påvirke svarene man avgir. Siden IT-lederen svarte på vegne av topplederen, var det ikke mulig for oss å dobbeltsjekke denne repsondentens svar opp mot det topplederen mente.
 
 

Intervjuets forløp og vurdering

I tillegg til innledende telefonsamtaler om tematikken i forkant, varte selve intervjuet med IT-leder i overkant av en time. Intervjuet med IT-sjef varte i en knapp halvtime.

Samlet sett er vi godt fornøyde med intervjuene, og vi føler at vi fikk presis og tilstrekkelig informasjon om selskap X.
 
 

Vurdering av uavhengig variabel, samspillet mellom IT-leder og toppleder

IT-leders medvirkning til utvikling av forretningstrategi
 

Respondent	IT-leder
Intervjuobjekt	N.N
Tittel	Direktør
Intervjumetode	Personlig intervju, en time, 16/6-1999

 

IT-leders medlemskap i toppledergruppen

IT-leder er med i toppledergruppen og rapporterer direkte til toppleder. Kommunikasjonen med toppleder var både frekvent og direkte. Medlemskapet i toppledergruppen var ikke bare formelt, men også oppfattet som svært reellt.

Vår vurdering: IT-leder i meget stor grad medlem av toppledelsen. Score: 5 (fullt medlemskap)
 
 

IT-leders reelle aksept hos toppledelsen

IT-leder ga uttrykk for at det i stor grad er reell aksept fra toppledelsen og topplederen. IT-funksjonen blir sett på som svært viktig strategisk i selskap X, og IT-leder spiller en sentral rolle i utviklingen og implementering av forretningsstrategien.

Vår vurdering: IT-leder har i stor grad reell aksept hos toppledelsen. Score: 4
 
 

IT-leders daglige gjøremål

IT-leder tilbringer hoveddelen av tiden sin sammen sine egne IT-avdelinger; drift og utvikling. Tiden er jevnt fordelt mellom disse. IT-leder er hovedsakelig sammen med andre ledere, både internt innenfor egne avdelinger og generelt. Mye av den formelle kommunikasjonen i forhold til underordnete foregår gjennom målstyring, som utarbeides på ledernivå. IT-leder er ansvarlig for IT her. Mye av tiden tilbringes på kontoret. 80% av møtene er planlagt på forhånd. Møtene tar normalt 1-2 timer og har normalt under sju deltagere.

(Vi fant tiden brukt i driftsavdelingen overraskende høy i forhold til en lederrolle, men IT-leder påpekte at driftsavdelingen ved selskap X ikke var en typisk støtteaktivitet, men snarere en svært avansert teknologisk funksjon som er svært strategisk i forhold til oppetid og funksjonalitet av kjernefunksjoner.)

Vår vurdering: IT-leders daglige gjøremål preges i stor grad av lederinnhold/CIO. Score: 4
 
 

Samlet vurdering, IT-leders utvikling til forretningsstrategi

Vårt inntrykk er at IT-leder i svært stor grad bidrar til utvikling av forretningsstrategien i selskap X. IT-leder har formell plass i toppledergruppen og reell aksept for sitt virkeområdet. IT-leder kommuniserer direkte og frekvent med toppleder, og IT-leder daglige gjøremål bærer også preg av å være en lederrolle.

Vår vurdering: IT-leders medvirkning til utvikling av forretningsstrategi er stor: 4
 
 

Toppleders medvirkning til utvikling av IT-strategi
 

Respondent	Toppleder
Tittel	Direktør
Intervjuobjekt	N.N.
Intervjumetode	Personlig intervju, en time, 16/6-1999

 

Toppleders strategiske oppfatning av IT

IT ble trukket frem som et helt sentralt strategisk virkemiddel for virksomheten. Det ble understreket at IT må understøtte all virksomhet, og at IT således er det "..mest strategiske verktøyet vi har". Virksomheten er også relativt IT-intensiv, med 25% av de ansatte direkte innenfor IT-funksjoner. Det ble lagt vekt på at forretningsstrategi og IT-strategi er integrerte prosesser, og IT er i høyeste grad et tema for toppledelsen.

Vår vurdering: Toppleders oppfatning er at IT i stor grad er strategisk viktig for virksomheten. Score: 4.
 
 

Toppleders personlige erfaring med IS/IT-prosjekter

Toppleder hadde hatt vesentlige erfaringer fra større IT-prosjekter. Det ble trukket frem to prosjekter med å utvikle nytt elektronisk støttesystem for kjernesystemene i selskap X i løpet av de siste årene. Disse ble ansett som mislykket.

Det ble antydet at disse erfaringene spilte en avgjørende rolle i en omorganisering av ledelsen i selskap X, hvor IT-funksjonen ble forankret direkte på toppledernivå, i form av IT-leder. Det er ikke tatt hensyn til det nye støttesystemet under dette punktet, ettersom det av praktiske formål er for ferskt til å utgjøre en tidligere erfaring for toppleder.

Vår vurdering: Toppleder har betydelig erfaring med IT-prosjekter, og disse har i hovedsak vært mislykkete. Score: 1
 
 

Toppleders egeninteresse for IT

Toppleders egeninteresse og kunnskap innen IT var relativt beskjeden. Bruken av IT-verktøy er også meget begrenset.

Vår vurdering: Toppleders egeninteresse for IT er liten. Score: 1
 
 

Samlet vurdering, Toppleders medvirkning til utvikling av IT-strategi

Vårt inntrykk er at toppleder i liten grad selv (personlig) er en pådriver på IT-siden. Det er imidlertid klart at den strategiske betydningen av IT vies stor fokus, men dette hensynet er i stor grad løst ved å løfte IT-kyndig personell (IT-leder) opp i toppledelsen, fremfor at toppleder selv beveger seg over i IT-domenet. Ut fra våre teoretiske antagelser er toppleders direkte medvirkning på IT-siden ikke særlig stor, selv om vi likevel har et overordnet inntrykk av at prosessen med å integrere IT i forretning fungerer godt.

Vår vurdering: Toppleders medvirkning til utvikling av IT-strategi er meget liten. Score: 1
 
 
 
 

Vurdering av avhengig variabel, kobling mellom IT-strategi og forretningsstrategi

Kartlegging av strategiske forretningsbehov ved forretningsdriften
 

Respondent	Toppleder
Tittel	Direktør
Intervjuobjekt	N.N.
Intervjumetode	Personlig intervju, en time, 16/6-1999

 

Analysebruk og -behov i virksomheten

Selskap X har et utstrakt behov for statusrapporter i sin virksomhet. Ulike avdelinger har egne behov, og spesielt viktig er rapporter og dataanalyser for markedsovervåkingsdelen. Selskap X har også spesielle formelle krav til informasjon og rapporter i egenskap av selskapets virkeområde.

Vår vurdering: Analysefunksjonen er viktig for selskap X. Score: 4
 
 

Behov for og bruk av planlegging i virksomheten

Fra ledelsen i selskap X legges det vekt på planlegging. Budsjetter og målstyring på ledernivå utgjør hovedpilarene i ressursallokeringen, og er i ferd med å bli implementert i alle avdelinger. Utvikling av handlingsplaner fra strategi, utvikling av prosjekter fra handlingsplaner, og oppfølging av to sistnevnte står helt sentralt for selskap X.

Vår vurdering: Planlegging er viktig for selskap X. Score: 4
 
 

Behov for aggressivitet i virksomheten

Det ligger til en viss grad i selskapets natur at det er lav risikovillighet i virksomheten. Det ble imidlertid understreket at det er viktig for selskap X å ha et tilpassningsdyktig og fleksible systemer for eventuelle endringer i markedene, også internasjonalt og utenfor selskapets umiddelbare kontroll. Selskap X er også opptatt av å bygge relasjoner til sine samarbeidspartnere, både norske og utenlandske aktører.

Vår vurdering: Aggressivitet er under middels viktig for selskap X. Score: 2
 
 

Kartlegging av IT-støtte til strategiske forretningsbehov
 

Respondent	IT-leder
Tittel	Direktør
Intervjuobjekt èn	N.N
Intervjumetode	Personlig intervju, en time, 16/6-1999
Intervjuobjekt to	N.N. IT-sjef
Intervjumetode	Personlig intervju, halvtime, 16/6-1999

 

IT-støtte for analyse i virksomheten

I kjernevirksomheten til selskap X er det god IT-støtte i form av datavarehus og standardiserte rapportmuligheter. Utbredt med klientverktøy som jobber mot databasene, med tilpasning etter brukerens behov. Det er også god støtte for den type rapporter med formelle krav som er nødvendig.

Vår vurdering: Analysefunksjonen har meget god IT-støtte. Kobling mellom forretningsbehovene og IT-støtten er meget god.
 
 

IT-støtte for planlegging

Det er prosjektstyringsverktøy på klientsiden i forhold til målstyringen. Omfattende anvendelse av kontorstøttesystemer.

Vår vurdering: Planlegging har god IT-støtte. Kobling mellom forretningsbehov og IT-støtte er god.
 
 

IT-støtte for aggressivitet

Det nye handelssystemet er i stor grad parameterbasert, slik at endringsmulighetene og fleksibiliteten er stor. I forhold til relasjonsbygging mot viktige kunder er støttesystemet testet og utarbeidet i samarbeid med disse, slik at IT-støtten er god. I øvrige systemer er det liten grad av eksplisitt støtte for aggressivitet.

Vår vurdering: Aggressivitet har middels IT-støtte. Kobling mellom forretningsbehov og IT-støtte er meget god.
 
 

Samlet kvalitativ vurdering av IT-støtte til forretningsbehov

Totalt sett mener vi at det er meget god kobling mellom forretningsbehovene og IT-støtten i selskap X. De hovedpunkter som ble identifisert av toppledelsen som forretningskritiske, hadde god støtte på IT-siden. Målstyring, prosjektorientering og fleksibilitet i datagrensesnitt er spesielt viktig. Våre intervjuobjekter la spesielt stor vekt på å integrere IT og forretningsstrategi på toppledernivå, og at handlingsplaner utarbeides på grunnlag av den integrerte strategien. Vi fant god forankring i IT-støtte på gjennomgangen av de ulike funksjonene i selskap X. Mest utslagsgivende for for virksomheten var imidlertid kvaliteten på det nye handels- og informasjonssystemet.

Vår vurdering: Koblingen mellom IT-støtte og forretningsbehov er meget god i selskap X. Score: 5