Case 2: Handelshøyskolen BI

Handelshøyskolen BI er en av Norges største vitenskapelige utdanningsinstitusjoner, med cirka 17 000 studenter. Handelshøyskolen BI har landets største vitenskapelige miljø innen fagområdene økonomi, markedsføring og administrasjon med rundt 350 faglige medarbeidere. I tillegg blir omlag 650 forelesere hentet inn fra næringsliv og forvaltning til faste undervisningsoppdrag. Gjennom ulike nettverk er 78 av Norges viktigste industri-, handels- og tjenestebedrifter knyttet opp til Handelshøyskolen BI i tosidige, forpliktende samarbeid. I tillegg samarbeider Handelshøyskolen BI med Universitetet i Oslo, flere offentlige etater og utdanningsinstitusjoner i utlandet. Handelshøyskolen BI har i dag 18 læresteder organisert i tre ulike studieenheter

Toppledelsen ved BI er relativt ny i sammensetning, som følge at sykdom og nyansettelser.
 

Banner

BI er i ferd med å innføre et nytt administrativt støttesystem (Banner), som blir omtalt som SAP for akademia. Mye av systemet er allerede implementert og i full drift. Dette er et svært omfattende system, omtalt som limet som binder ulike funksjoner på BI sammen. BI har på mange måter gjennomført en BPR (Business Process Reenginering), og således er en del prosesser nydefinert og tilpasset både det nye systemet og hverandre. Mye av fokusen i intervjuene ble naturlig nok rettet mot Banner-systemet. Banners relevans for denne undersøkelsen ligger imidlertid utelukkende i de deler av systemet som er implementert.

Intervjuet - intervjuobjekter og metode

Som toppleder har vi intervjuet rektor Torger Reve, og som IT-leder har vi intervjuet IT-sjef Knut Jørgensrud. Begge intervjueobjekter er full overenstemmelse med vår metode. Reeve ble intervjuet først, slik at avgitte svar her ble retningsgivende for det påfølgende intervjuet med IT-leder. Således forløp intervjuene i fullt samsvar med vår metode.

Intervjuet med Reve varte 30 minutter. De fleste av våre spørsmål ble besvart på en dekkende og god måte. Selv om intervjuet ble styrt mot det toppleder fokuserte på, føler vi at relevant tematikk ble belyst på en rimelig god måte. Intervjuet med Jørgensrud varte i cirka tre kvarter. Mange av spørsmålene ble besvart på en dekkende og grundig måte, og vi fikk en godt innblikk i IT-avdelingens historie, virkemåte og organisasjon. Vi føler at relevant tematikk ble belyst på en rimelig god måte. Totalt sett er vi rimelig godt fornøyd med intervjuene ved Handelshøyskolen BI.
 
 

Vurdering av uavhengig variabel, samspillet mellom IT-leder og toppleder

IT-leders medvirkning til utvikling av forretningstrategi
 

Respondent	IT-leder
Intervjuobjekt	Knut Jørgensrud
Tittel	IT-sjef
Intervjumetode	Personlig intervju, 45 minutter, 16. juni 1999

 

IT-leders medlemskap i toppledergruppen

IT-leder er ikke med i toppledergruppen. IT-leder rapporterer til annen direktør i toppledergruppen. I kommunikasjonen med toppledelsen legges det stor vekt på å følge det tradisjonelle kommandohierarkiet, og IT-leder har følgelig sjelden direkte kontakt med toppleder. Vårt inntrykk er at IT-leder i liten grad har innflytelse og påvirkning på toppledelsen.

Vår vurdering: IT-leder er i meget liten grad medlem av toppledelsen. Score: 1.
 
 

IT-leders reelle aksept hos toppledelsen

Aksepten til IT-leder syntes å være generelt lav. IT-leder blir sjelden konsultert på viktige beslutninger for forretningsdriften. Det ble imidlertid gitt uttrykk for at man etterhvert har fått tildelt mer midler og ressurser noe som tyder på at ledelsen tar IT mer på alvor. Slik sett syntest aksepten for IT-sjefens jobb å være økende. IT-leder pekte selv på hvordan IT-avdelingen hadde vokst de siste årene og mente dette kom som en følge av økende aksept / erkjennelse av IT. Vi sitter dog med inntrykk av at IT-lederen i stor grad blir sett på som en operativ ressurs som toppledelsen ennå ikke benytter seg særlig mye av.

Vår vurdering: IT-leder har i meget liten grad aksept hos toppledelsen. Score: 1.
 
 

IT-leders daglige gjøremål

IT-leder bruker mye tid internt med andre ansatte i IT-avdelingen. Kontakten med andre ledere synes relativt beskjeden. IT-leder er også i liten grad utenfor organisasjonen. De aller fleste møtene og aktivitetene hans er planlagt på forhånd, men det forekommer også at IT-leder selv må delta aktivt eller spille en koordinerende rolle i "brannslukking" når IT-systemene svikter.

Vår vurdering: IT-leders daglige gjøremål bærer i stor grad preg av en Functional Manager (FM) fremfor lederrolle (CIO). Score: 2.
 
 

Overordnet kvalitativ vurdering: IT-leders bidrag til utvikling av forretningsstrategi

IT-leders er i liten grad akseptert som en CIO (lederrolle), og følgelig er hans bidrag til utviklingen av forretningsstrategi beskjeden. Kontakten mellom IT-leder og toppleder/toppledelsen er beskjeden, og et tett samspill mellom IT og forretning om strategisk anvendelse av IT er finnes ikke på BI. Vårt inntrykk er at bidraget fra IT-leder følgelig blir lavt.

Vår vurdering: IT-leders bidrag til utvikling av forretningsstrategi er meget lav. Score: 1
 
 

Toppleders medvirkning til utvikling av IT-strategi
 

Respondent	Toppleder
Intervjuobjekt	Torger Reve
Tittel	Rektor
Intervjumetode	Personlig intervju, 30 minutter, 16. juni 1999

 

Toppleders strategiske oppfatning av IT

Toppleder oppfatter IT som èn av to kritiske suksessfaktorer for BI (den andre er faglig kompetanse). Det ble nevnt at IT i stadig større grad går over fra å være et støtte- og styringsverktøy til å bli selve produksjonssystemet (spesielt ved fjernundervisning). Avhengigheten av IT vil bli stadig større, og samtidig uttrykte toppleder at kvaliteten på IT-funksjonen vil være en avgjørende faktor i fremtiden. Vårt inntrykk er at toppleder har en ambisiøs og visjonær oppfatning av IT som strategisk viktig.

Vår vurdering: Toppleders oppfatning er at IT i stor grad er strategisk viktig for virksomheten. Score: 4.
 
 

Toppleders tidligere erfaring fra IT-prosjekter

Toppleder har i liten grad direkte deltatt i større IT-prosjekter, men har gjennom ulike studier og nettverk observert og analysert flere større prosjekter. Toppleder ga uttrykk for at svært mange av prosjektene ikke leverte som planlagt i forhold til budsjett, kvalitet og tid. Lærdommen toppleder hadde trukket fra disse erfaringene, var at IT-prosjekter krevde ekstra oppmerksomhet og overvåking. Toppleder var imidlertid godt fornøyd med gjennomføringen av Banner-prosjektet så langt, selv om det er for tidlig å vurdere suksessgraden her ennå. Vårt overordnete inntrykk er at toppleders erfaringer i hovedsak var med mindre vellykkete prosjekter.

Vår vurdering: Toppleders tidligere erfaring fra IT-prosjekter middels/dårlig. Score: 2.
 
 

Toppleders egeninteresse for IT

Toppleders egeninteresse for IT er middels, og bruken av IT-verktøy er stadig økende (bl.a. gjennom bruk av mobiltelefon, bærbar PC og Internett). Gjennom sin bakgrunn i akademia har toppleder vært bruker av IT-verktøy og -nettverk i en årrekke, og han ga uttrykk for at gjennombruddet for hans interesse kom ved kommunikasjonsmulighetene gjennom IT, f.eks. ved e-post. Interessen syntes imidlertid begrenset til praktisk nytteverdi og bruk, og ikke som en utpreget personlig egeninteresse.

Vår vurdering: Toppleders egeninteresse for IT er middels. Score: 3.
 
 

Overordnet kvalitativ vurdering: Toppleders bidrag til utvikling av IT-strategi

Toppleder identifiserte IT som strategisk viktig for virksomheten. Det er generelt lav grad av konkrete bidrag til IT-siden fra toppleder, men mye takket være det omfattende Banner-prosjektet har toppleders medvirkning økt.

Vår vurdering: Toppleders bidrag til utvikling av IT-strategi er middels. Score: 3
 
 

Vurdering av avhengig variabel, kobling mellom IT-støtte og forretningsbehov

Kartlegging av forretningsbehov ved virksomheten
 

Respondent	Toppleder
Intervjuobjekt	Torger Reve
Tittel	Rektor
Intervjumetode	Personlig intervju, 30 minutter, 16. juni 1999

 

Analysebruk og -behov i virksomheten

BIs ledelse benytter rapporter av ulike slag, men vårt inntrykk er at bruken av disse er begrenset. Spesielt viktige rapporter er i tilknytning til de årlige kabelene med søkertall, ledige plasser, aksepter på studieplasser og kvalifikasjoner. Markedsprognoser brukes også noe. Generelt er vårt inntrykk at BI har et moderat analysebehov.

Vår vurdering: Analysefunksjonen er middels viktig for BI. Score: 3
 
 

Behov for og bruk av planlegging i virksomheten

BI driver omfattende planlegging. Spesielt viktig for driften er de årlige kabalene med søkertall, ledige plasser, aksepter på studieplasser og kvalifikasjoner, som krever stor grad av planlegging på forhånd. I forhold til økonomi og budsjetter, påpekes det at BI er en stiftelse som har lite incentiv for maksimere profitt eller tilfredsstille aktive eiere på annen måte. Budsjettene utarbeides årlig, og det er svært sjelden at de endres underveis. Selv om BIs drift er relativt forutsigbar, kreves det en del planlegging for å få ønsket presisjon i de fastlåste budsjettene. Mye av BIs fokus på langsiktighet, og deri følger et betydelig planleggingsbehov.

Vår vurdering: Planlegging er viktig for BI. Score: 4
 
 

Behov for aggressivitet i virksomheten

BI-stiftelsens mest aggressive trekk er dens kontinuerlige posisjonering i markedet, som bl.a. inneholder flere fusjoner med mindre, enkeltstående undervisningsinstitusjoner. Det ble understreket at flere at disse fusjonene har vært beheftet med vesentlig risiko i forhold til suksessgrad. Et annet trekk med BIs aggressivitet er en konstant satsning på relasjonsbygging i forhold til andre undervisningsaktører, men først og fremst til næringslivet. Det ble pekt på at BI-stiftelsens kanskje største fortrinn sammenlignet med f.eks. NHH og andre institusjoner, er gode relasjoner til næringslivet. BI legger også stor vekt på å være først ute med nye utdanningstilbud.

Vår vurdering: Aggressivitet er middels viktig for BI. Score: 3
 
 

Kartlegging av IT-støtte til forretningsbehov
 

Respondent	IT-leder
Intervjuobjekt	Knut Jørgensrud
Tittel	IT-sjef
Intervjumetode	Personlig intervju, 45 minutter, 16. juni 1999

 

IT-støtte for analyse i virksomheten

BIs nye system, Banner, har bidratt til at IT-støtten er blitt drastisk forbedret på analysesiden. Graden av fleksibilitet i systemet er definert som et spørsmål om tid og ressurser, og systemet kan utarbeide de aller fleste typer rapporter, samtidig som det har muligheter for prognostisering.

Vår vurdering: Analysefunksjonen har god IT-støtte. Kobling mellom forretningsbehovene og IT-støtten er på dette punktet meget god.
 
 

IT-støtte for planlegging i virksomheten

IT-systemet støtter i liten grad opp om planleggingen. Systemet er i første rekke basert som en analysesystem, mens skrittet til å bruke dataressursene til planlegging er ikke tatt. Det er således ikke mulig å utføre scenario- og what-if-simuleringer på et høyere nivå.

Vår vurdering: Planlegging har liten IT-støtte. Kobling mellom forretningsbehov og IT-støtte er mindre god på dette punktet.
 

IT-støtte for aggressivitet

Banner-systemet er fleksibelt slik at man enkelt kan legge til nye utdanningstilbud på den adminstrative siden. I forhold til nettverksdannelser og relasjoner til næringslivet, er det liten støtte på IT-siden, og dette arbeidet organiseres mer på et personlig nivå av nøkkelmedarbeidere. Det er heller intet standardisert Knowledge Management (KM) system eller lignende i virksomheten (foruten gruppevare med Lotus Notes), selv om BI er en utdanningsinstitusjon med mange faglig sterke mennesker som utvilsomt ville kunne trekke nytte av hverandres erfaringer. Imidlertid blir det påpekt at det i mange tilfeller er svært vanskelig og unaturlig at IT-systemet direkte skal kunne støtte opp om BI-ledelsens aggressivitet med f.eks. oppkjøp og fusjoner.

Vår vurdering: Aggressivitet har liten IT-støtte. Kobling mellom forretningsbehov og IT-støtte er middels/mindre god på dette punktet.
 
 

Samlet kvalitativ vurdering av IT-støtte til forretningsbehov

Totalt er vårt inntrykk at det er middels god IT-støtte til forretningsbehovene ved Handelshøyskolen BI. Analyse- og aggressivitetssbehovene har tilfredsstillende støtte av IT-systemet, mens planleggingssystemet er i liten grad har IT-støtte. Banner-systemet har mye av æren for at kobling er såpass bra. Imidlertid er vårt inntrykk at også Banner-systemet ikke kan oppfylle de til tider visjonære behovene som toppleder har identifisert for BI i fremtiden.

Vår vurdering: Koblingen mellom IT-støtte og forretningsbehov er middels god på BI. Score: 3